Les lois fiscales prévoient une série de règles relatives à la rétention par le contribuable des livres, registres et autres documents renfermant des renseignements permettant aux autorités fiscales d'établir le montant des impôts payables par le contribuable.
À moins d’indications contraires, une référence faite au sein du présent texte à une disposition de la Loi de l'impôt sur le revenu1 (fédérale) (ci-après « L.I.R ».) comporte généralement une référence à une disposition équivalente de la Loi sur les impôts du Québec2 (Québec) (ci-après « L.I. »). Il faut aussi savoir que l'on retrouve souvent des dispositions législatives équivalentes en matière de TPS et TVQ.
Documents devant être conservés
La politique3 de l'Agence du revenu du Canada (ARC) à cet égard, bien que silencieuse quant à la nature des registres, des livres et des documents à tenir, précise toutefois que ceux-ci doivent :
- permettre d'établir le montant des impôts à payer ou des impôts ou autres sommes à percevoir, retenir ou déduire par une personne désignée;
- prouver l'admissibilité d'un organisme de bienfaisance ou d'une association canadienne de sport amateur aux fins de l'enregistrement en vertu de la Loi;
- permettre la vérification des dons faits à un organisme de bienfaisance ou à une association de sport amateur et des contributions faites à des partis politiques donnant droit à une déduction ou à un crédit d'impôt; et
- être appuyés de pièces justificatives aux fins de la vérification des renseignements qui y sont contenus.
Au surplus, les pièces justificatives suivantes doivent être conservées:
- les factures de vente et d'achat;
- les reçus de caisse;
- les contrats officiels écrits;
- les reçus d'achats faits par carte de crédit;
- les bordereaux de livraison et de dépôt;
- les bons de commande;
- les chèques;
- les relevés bancaires;
- les déclarations de revenus; et
- la correspondance générale.
Conservation sur un support électronique
Les personnes qui doivent tenir des registres et qui le font par voie électronique doivent conserver ces registres sous un support électronique intelligible. Ainsi, les personnes qui utilisent un système informatisé pour produire des registres comptables doivent conserver la copie électronique même si elles gardent une copie papier. Un support électronique intelligible signifie que l'information est appuyée par un système capable de produire une copie accessible et utilisable.
Tous les registres (y compris les pièces justificatives) dont les originaux sont sur papier doivent être conservés, sauf si un programme d'imagerie acceptable est en place, comme l'explique la section « Imagerie » ci-dessous.
La gestion de registres électroniques et l'imagerie
Les pièces justificatives et les registres conservés sur support électronique doivent l'être sur un support électronique intelligible.
On entend par image électronique la représentation d'une pièce justificative qui peut être utilisée pour générer une reproduction intelligible de celle-ci, ou la reproduction de la pièce.
Dans le cas d'une pièce justificative sur papier:
- la reproduction est faite dans le but de remplacer la pièce justificative;
- l'interprétation de la reproduction fournit les mêmes renseignements que la pièce justificative, pour les fins auxquelles elle est utilisée;
- la reproduction est bien définie malgré certaines contraintes (p. ex. résolution, tons ou teintes) et permet de bien distinguer les détails importants.
Durée de la conservation
Le paragraphe 230(4) L.I.R.et l'article 5800 des Règlements de l’impôt sur le revenu (ci-après « R.I.R ».) prévoient la durée de conservation des livres et registres. La durée de conservation est divisée en deux catégories de documents: d'une part, les registres et livres de comptes et les pièces justificatives s'y rattachant, dont la durée de conservation est de six ans suivant l'année fiscale pertinente et, d'autre part, les documents tels que ceux relatifs à la constitution de la compagnie, les procès-verbaux du conseil d'administration, les contrats majeurs, etc., dont la durée de conservation est de deux ans suivant la dissolution de la compagnie.
Importance des pièces justificatives
Une vérification, le nom le dit, consiste à vérifier l'existence, la nature et la conformité de différents documents qui étayent la déclaration de revenu ou de taxes du contribuable. Les vérificateurs fiscaux sont sérieusement indisposés par l'absence des pièces justificatives. Très souvent, l'absence d'une pièce équivaut à sa non-existence. Différentes opérations de planification nécessitent une documentation juridique qui soutient la démarche envisagée. Il n'est pas toujours possible de refaire de façon crédible les documents d'une série d'opérations. Des livres en ordre sont la plupart du temps souhaitables.
Nouvelle politique de l'ARC concernant les dates de document
Il semblerait que dans certains cas, l'ARC procède à des analyses physico-chimiques, aussi appelé « examen judiciaire des documents », pour s'assurer que des documents importants qui lui sont soumis ont bel et bien été rédigés et signés aux dates apparaissant sur les documents. Bien qu'il puisse être légal et légitime de reconstituer des documents, ce n'est pas toujours le cas.
1 - Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C. 1985 (5e supp.), c. 1.
2 - Loi sur les impôts, L.R.Q. c. I-3
3 - AGENCE DU REVENU DU CANADA, Circulaire d'information 78-10R4 « Conservation et destruction des livres et des registres comptables », 29 juin 2005 (corrigé le 4 octobre 2005).
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