De nos jours les vérificateurs du fisc disposent d’outils informatiques très performants pour analyser efficacement les livres et registres comptables des sociétés. Ils peuvent facilement manipuler les données, vérifier un nombre impressionnant de transactions et ainsi trouver des erreurs. Notre expérience lors de vérifications fiscales en taxes à la consommation nous permet d'attirer l'attention sur un certain nombre d’éléments à considérer afin de minimiser les erreurs.
Voici donc quelques-uns de ces éléments à surveiller en rapport avec la production des déclarations de taxes à la consommation :
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Prendre connaissance des avis de cotisation, le cas échant, et s’assurer que l’entreprise a rectifié sa procédure suite aux avis reçus. S’il y a un problème, il faut vérifier s’il n’est pas trop tard pour produire un avis d’opposition. |
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| 2 - |
Consulter les directives émises spécifiquement à l’entreprise par les autorités fiscales et s'assurer qu’elles sont à jour, car elles peuvent changer. |
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| 3 - |
Conserver les copies des déclarations de taxe ainsi que les grilles de calcul afin que l’entreprise puisse être en mesure de répondre à toute question lors d'une éventuelle vérification. |
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| 4 - |
Concilier la déclaration de taxe soumise aux autorités fiscales avec le solde que l’on retrouve au grand livre, afin d'éviter tout paiement en trop ou en moins. |
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| 5 - |
Conserver les registres et les documents pendant une période de 6 ans suivant la fin de la période de déclaration que ces registres visent. |
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| 6 - |
S’assurer que les numéros de Taxe sur les produits et services (« TPS ») et de Taxe de vente du Québec (« TVQ ») du fournisseur sont valides. |
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De plus, une attention particulière devra être portée aux éléments suivants:
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| 7 - |
Calcul informatique des Crédits de taxe sur intrants (« CTI ») en TPS et Remboursements de taxe sur intrants (« RTI ») en TVQ : votre système comptable peut présumer que le montant total d’une facture comprenne de la TPS et de la TVQ alors que ce n’est pas toujours le cas. |
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| 8 - |
Réclamation de CTI et de RTI sur les comptes à payer et les écritures de journal : lors de la comptabilisation des comptes à payer et des écritures de journal, il est fréquent qu’il n’existe pas de pièces justificatives. Lorsqu’aucun document n'appuie la réclamation de taxes, l’entreprise ne peut réclamer de CTI et de RTI à l’égard de ces courus ou de ces écritures. |
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| 9 - |
Utilisation de mauvais facteurs à l’égard des dépenses remboursées à un employé : des facteurs mathématiques peuvent être utilisés lors de la détermination des CTI et des RTI sur les dépenses remboursées aux employés. Mais selon le type de dépenses réclamées (repas, divertissement), le calcul doit se faire avec des facteurs différents. |
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| 10 - |
Restrictions aux CTI et RTI : plusieurs restrictions peuvent s’appliquer lors du calcul des remboursements. Par exemple, la déduction est limitée à 50 % pour les repas, les boissons et divertissements. |
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| 11 - |
Avantages imposables : l’employeur inscrit doit remettre la TPS et la TVQ sur les avantages imposables de ses associés ou salariés lorsque l’avantage imposable constitue une fourniture taxable (par exemple, frais d’usage et de fonctionnement d’une automobile, etc.). |
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Vente de biens à des employés : il n’est pas rare de constater qu’une entreprise offre à ses employés la possibilité d’acheter certains biens dont elle veut se départir. Or les ventes de biens immobilisés (véhicules, matériel informatique, machinerie usagée) sont assujetties à la TPS et à la TVQ. |
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| 13 - |
Exportation non documentée : en général, des règles de détaxation s’appliquent à l’égard d’un bien exporté pourvu que l’entreprise détienne les preuves documentaires démontrant que ce bien a été réellement exporté. |
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